ÀREAS FINANCIERAS

 ÀREAS FINANCIERAS 

   Área  - Procesos de Contabilidad e integridad de Software

 

Introducción

En Colombia, la gestión eficiente y efectiva de clínicas y hospitales depende cada vez más del uso de herramientas tecnológicas avanzadas. La implementación de software clínico y contable ha transformado significativamente el sector salud, permitiendo mejorar la calidad del servicio, optimizar la eficiencia administrativa y fortalecer la transparencia financiera. Estos sistemas no solo agilizan la atención médica y los procesos internos, sino que también facilitan el cumplimiento normativo, garantizan la trazabilidad de la información y contribuyen a la sostenibilidad financiera de las instituciones de salud.

Software Clínico

El software clínico juega un papel fundamental en la modernización del sector salud, proporcionando herramientas para optimizar la atención al paciente, reducir errores administrativos y garantizar la seguridad en el manejo de la información médica.

Sistemas de Gestión Clínica (HIS)

Son plataformas diseñadas para centralizar la gestión hospitalaria, desde la administración de pacientes hasta la coordinación de recursos y servicios médicos. En Colombia, algunos de los principales sistemas son:

• Medesk: Ofrece soluciones completas que abarcan desde la administración general hasta la atención clínica especializada, facilitando la gestión de consultorios, hospitales y centros de salud.
• Sistmed: Se especializa en la atención primaria, proporcionando herramientas eficientes para clínicas pequeñas y medianas, optimizando procesos de admisión, seguimiento y referencia de pacientes.

Historia Clínica Electrónica (HCE)

Se ha convertido en un componente esencial de los sistemas de gestión hospitalaria. Su integración con los sistemas HIS permite un almacenamiento y acceso seguro a la información médica, garantizando la interoperabilidad y el cumplimiento de normativas como la Ley 2015 de 2020, que establece la obligatoriedad de la historia clínica digital en Colombia. Proveedores como Medesk y Sistmed han desarrollado soluciones robustas que permiten un manejo digital eficiente de los datos clínicos, reduciendo el uso de papel, agilizando el acceso a la información y mejorando la toma de decisiones médicas.

Desafíos del Software Clínico

A pesar de los beneficios del software clínico, su implementación enfrenta diversos retos:

Seguridad de la información:	La protección de datos médicos es prioritaria, dado que se maneja información confidencial de los pacientes. Se requiere el cumplimiento de estándares como la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
Altos costos de implementación y mantenimiento:	La adquisición, actualización y soporte de estos sistemas puede representar una inversión significativa para clínicas y hospitales.
Capacitación del personal:	El uso efectivo del software requiere una formación continua para el personal de salud y administrativo, lo que demanda tiempo y recursos adicionales.
Dependencia de conectividad	Un funcionamiento óptimo del software clínico requiere acceso a internet estable, lo que puede representar un desafío en zonas con infraestructura tecnológica limitada.

Contabilidad en Hospitales y Clínicas

La contabilidad en las instituciones de salud presenta particularidades específicas, diferenciándose de otros sectores empresariales debido a su marco regulatorio complejo y sus exigencias operativas. La correcta administración financiera en clínicas y hospitales es clave para garantizar su estabilidad económica y sostenibilidad a largo plazo.

Particularidades del Sistema Contable Hospitalario

Muchas instituciones de salud operan como entidades sin ánimo de lucro, lo que las somete a regulaciones estrictas por parte de organismos como la Superintendencia Nacional de Salud y el Ministerio de Salud y Protección Social. Debido a estas exigencias, la contabilidad hospitalaria debe ser detallada y precisa, permitiendo un control riguroso sobre ingresos, gastos, inversiones y costos operativos. Para garantizar una gestión eficiente, es fundamental el uso de sistemas contables especializados que faciliten la generación de informes financieros específicos y respalden la toma de decisiones estratégicas. Además, es imprescindible la implementación de mecanismos de auditoría y control financiero que aseguren la correcta ejecución presupuestal y el cumplimiento de las normas tributarias y fiscales aplicables al sector salud.

 

 

Integración de Software Clínico y Contable

La adopción conjunta de soluciones clínicas y contables en hospitales y clínicas no solo mejora la eficiencia operativa y la calidad asistencial, sino que también refuerza la transparencia en la gestión financiera. Estos sistemas integrados permiten:

Automatización de procesos administrativos y financieros, reduciendo la carga operativa y el riesgo de errores humanos.

Mejora en la facturación y recaudo de cartera, optimizando los tiempos de pago y reduciendo la morosidad en el sistema de salud.

Cumplimiento normativo y regulatorio, facilitando auditorías y reportes exigidos por las entidades de control.

Generación de información útil y precisa, que respalde la toma de decisiones estratégicas y operativas en salud.

En un contexto donde la digitalización es clave para la sostenibilidad del sector salud, la implementación de software clínico y contable es una inversión estratégica que permite a las instituciones sanitarias mejorar su desempeño y garantizar una atención médica eficiente y segura para la población.

  Área - Proceso de Facturación de una IPS

 

Introducción

El proceso de facturación en instituciones de salud es un procedimiento administrativo esencial que permite el registro, cálculo y cobro de los servicios médicos prestados a los pacientes. Su correcta ejecución garantiza la sostenibilidad financiera de los hospitales y clínicas, facilitando la gestión de ingresos y asegurando el cumplimiento de normativas fiscales y sanitarias. La facturación hospitalaria es un procedimiento complejo que involucra múltiples áreas del hospital y actores como pacientes, aseguradoras y entidades gubernamentales. A través de este proceso, se documentan los servicios prestados, se codifican según estándares internacionales, se generan facturas electrónicas y se realiza su posterior seguimiento para garantizar la conciliación de pagos. Un sistema de facturación eficiente optimiza los tiempos administrativos y minimiza objeciones o glosas que puedan afectar la liquidez de la institución.

 

Componentes del Proceso de Facturación

 

Registro del Servicio

Cada servicio prestado al paciente debe ser documentado con precisión, incluyendo diagnósticos, procedimientos realizados, insumos utilizados y medicamentos administrados. La veracidad y exhaustividad de esta información son clave para evitar objeciones en el proceso de cobro.

Codificación

Los servicios registrados se traducen en códigos estandarizados que permiten la correcta facturación y reconocimiento de los procedimientos médicos. Los estándares utilizados incluyen:

CIE-11:	Clasificación internacional de las enfermedades, Para la clasificación de diagnósticos.
CUPS:	Códigos Únicos de Procedimientos en Salud – depende de la normativa en Colombia.
Manual Tarifario SOAT y otros estándares contractuales:	Para la determinación de costos, gastos y precios

Generación de la Factura

Se emite la factura electrónica de acuerdo con los requisitos legales y técnicos establecidos por la DIAN. Esta debe cumplir con los estándares de la normatividad vigente y reflejar con precisión los valores facturados.

Envío y Recepción de la Factura

La factura es remitida al pagador correspondiente, ya sea el paciente, una EPS, una aseguradora o una entidad gubernamental. Este paso requiere validaciones previas para garantizar que la información consignada sea exacta y que no haya errores en los datos de afiliación o servicios prestados.

Confirmación y Pago

Se recibe la confirmación de la recepción de la factura por parte de la entidad pagadora. En este punto pueden surgir objeciones conocidas como glosas, que requieren conciliación antes de que se realice el pago definitivo.

 

Paso a Paso del Proceso de Facturación

El ciclo de facturación hospitalaria sigue una serie de etapas estructuradas que garantizan la correcta gestión de los servicios prestados:

Registrar (Admisión del Paciente)

§  Registro de ingreso del paciente en la institución.

§  Identificación del servicio solicitado.

§  Recepción y validación de documentos.

§  Determinación del régimen de afiliación del usuario (contributivo, subsidiado, particular).

Facturación según el tipo de servicio:

§  Urgencias.

§  Atención hospitalaria.

§  Procedimientos quirúrgicos.

 

Clasificar (Codificación de Servicios)

Los servicios son clasificados según el manual tarifario aplicable y los contratos establecidos con las aseguradoras o entidades responsables del pago.

Aprobar (Validación y Registro RIPS)

§  Diligenciamiento de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS).

§  Aprobación y validación de procedimientos realizados al paciente.

Cuantificar (Generación de la Factura Electrónica)

§  Creación de la orden de salida.

§  Generación de la factura electrónica bajo los requisitos fiscales de la DIAN.

Normatividad aplicable:

§  Resolución 042 de 2020: Regula la expedición de la factura electrónica.

§  Resolución 012 de 2021: Actualización de los requisitos de validación fiscal.

§  Decreto 358 de 2020: Reglamentación de la facturación electrónica en salud.

Envío y validación de la Factura

§  Remisión de la factura electrónica a la EPS o entidad pagadora.

§  Evaluación y validación de la información por parte del pagador.

Gestión de Glosas y Conciliaciones

Las objeciones en la facturación pueden clasificarse en:

Glosas Administrativas:	Errores en la información del paciente o inconsistencias en documentos.
Glosas Técnico-Científicas:	Problemas en la codificación de diagnósticos y procedimientos.
Glosas Económicas:	Diferencias en los valores cobrados frente a los valores reconocidos por la entidad pagadora.

Liquidar (Pago y Seguimiento de Facturas)

§  Revisión, radicación y conciliación de cuentas.

§  Pago de la factura por parte de la EPS o entidad responsable.

§  Seguimiento de la cartera y conciliación de pagos pendientes.

Archivar (Gestión Documental y Auditoría)

§  Almacenamiento de facturas y soportes de acuerdo con el marco normativo vigente.

§  Auditoría y control de registros para garantizar la trazabilidad de los servicios facturados.

Importancia de la Facturación en Instituciones de Salud

La correcta ejecución del proceso de facturación es crucial para la estabilidad financiera y operativa de las IPS. Su impacto se refleja en:

Sostenibilidad económica: Una facturación eficiente permite el flujo de ingresos oportuno para garantizar la prestación continua de los servicios de salud.

Reducción de pérdidas por glosas: La correcta codificación y documentación de servicios minimiza objeciones y agiliza la conciliación de pagos.

Cumplimiento normativo: La adherencia a las regulaciones fiscales y sanitarias asegura la transparencia y legalidad del proceso.

Optimización de procesos administrativos: Un sistema de facturación ágil y preciso mejora la eficiencia operativa de la institución.

Referencias:

·         Ministerio de Salud - Implementación FEV y RIPS

·         Facturación en salud

·         Ejecución del proceso de facturación

 

 

Área – Proceso de Cartera de una IPS

1.   Introducción

La cartera hospitalaria corresponde al conjunto de cuentas por cobrar de la institución de salud, derivadas de la prestación de servicios médicos a pacientes, aseguradoras y otras entidades. Representa los recursos financieros pendientes de recaudo y constituye un factor clave para la estabilidad económica del hospital. Una adecuada gestión de la cartera no solo garantiza el flujo de ingresos, sino que también permite optimizar los procesos administrativos y operativos de la institución, reduciendo riesgos financieros y mejorando la sostenibilidad de los servicios de salud. La cartera se clasifica en diferentes categorías según su origen y estado de vencimiento, lo que facilita su administración y la implementación de estrategias de recuperación. Algunas de estas clasificaciones incluyen:

Cartera corriente: Pagos pendientes dentro del plazo establecido.

Cartera vencida: Cuentas por cobrar cuyo plazo de pago ha expirado.

Cartera provisionada: Deudas cuyo cobro es incierto y que requieren medidas adicionales para su recuperación.

Cartera castigada: Valores considerados incobrables y retirados de los estados financieros.

2.   Procesos clave en la gestión de la cartera

Una gestión eficiente de la cartera hospitalaria requiere la implementación de procesos que permitan controlar, monitorear y recuperar los valores adeudados de manera efectiva. Entre los procesos más relevantes se encuentran:

Facturación:	Proceso de emisión y envío de facturas de manera precisa y oportuna. Una correcta facturación reduce errores administrativos y agiliza el pago de los servicios prestados.
Seguimiento de pagos:	Monitoreo de cuentas pendientes y envío de recordatorios a los deudores para evitar retrasos en los pagos. Esta acción contribuye a minimizar el riesgo de acumulación de deuda vencida.
Gestión de reclamaciones:	Resolución de disputas relacionadas con glosas, errores en la facturación o desconocimiento de cobros por parte de las aseguradoras. Este proceso es esencial para reducir los tiempos de pago y evitar pérdidas financieras.
Recuperación de deudas:	Implementación de estrategias de cobro para la cartera vencida, incluyendo acuerdos de pago, negociación con aseguradoras y, en algunos casos, procesos legales para la recuperación de valores adeudados.
Análisis de cartera:	Evaluación del estado financiero de las cuentas por cobrar mediante indicadores clave, como la antigüedad de la cartera, el porcentaje de recuperación y el índice de morosidad. Este análisis permite identificar patrones de riesgo y mejorar la eficiencia de la gestión.
Conciliación:	Comparación y validación de registros contables entre la institución y las aseguradoras para garantizar que los pagos correspondan a los valores facturados y que no existan discrepancias en los registros financieros.

1.   Importancia de una gestión de cartera eficaz

La correcta administración de la cartera hospitalaria tiene un impacto significativo en la estabilidad financiera y operativa de la institución. Una gestión eficiente permite:

Mantener un flujo de efectivo saludable es fundamental para asegurar la disponibilidad de recursos en la operación de los servicios de salud, reduciendo el riesgo de deudas incobrables y evitando pérdidas económicas que puedan afectar la rentabilidad de la institución. Además, una gestión eficiente de la cartera permite optimizar la planificación financiera, proporcionando información clave para la toma de decisiones estratégicas. Al mismo tiempo, fortalece las relaciones con aseguradoras y proveedores, agilizando los procesos administrativos y minimizando conflictos por pagos pendientes. Finalmente, contribuye a mejorar la sostenibilidad del hospital, garantizando la continuidad de los servicios y previniendo dificultades económicas que puedan comprometer la atención a los pacientes. Una cartera mal gestionada puede generar problemas financieros que impactan negativamente en la calidad del servicio, afectando la adquisición de insumos médicos, el pago de salarios y la estabilidad de la institución en el mediano y largo plazo.

 

2.   Actores involucrados en la gestión de cartera

La administración de la cartera hospitalaria involucra a múltiples departamentos dentro de la institución, cada uno con funciones específicas en el proceso de facturación, seguimiento y recuperación de pagos.

Facturación:	Responsable de la emisión de facturas y el registro de los servicios prestados, garantizando que la documentación cumpla con los requisitos exigidos por las aseguradoras y normativas vigentes.
Cartera o Cuentas por Cobrar:	Encargado del seguimiento a los pagos, gestión de cobranzas y recuperación de valores pendientes. Este departamento establece estrategias para reducir la cartera vencida y minimizar riesgos financieros.
Admisiones:	Cumple un papel clave en la verificación de la información de los pacientes y aseguradoras, asegurando que la documentación esté completa para la correcta facturación y cobro de los servicios.
Contabilidad:	Supervisa el impacto de la cartera en los estados contables de la institución, analiza el flujo de ingresos y toma decisiones estratégicas sobre la administración de los recursos financieros.
Jurídica:	Interviene en casos donde se requiera la gestión de cobros a través de la vía legal, participando en procesos de conciliación y litigios con entidades aseguradoras o pacientes morosos.

1.   Desafíos en la gestión de la cartera hospitalaria

A pesar de la implementación de procesos estructurados, la administración de la cartera en instituciones de salud enfrenta diversos desafíos que pueden dificultar su eficacia. Algunos de los principales retos incluyen:

Demoras en los pagos por parte de aseguradoras y EPS, lo que afecta el flujo de efectivo de la institución.

Glosas y devoluciones de facturas, que pueden retrasar el proceso de cobro y generar costos administrativos adicionales.

Falta de integración de los sistemas de información, dificultando la trazabilidad y conciliación de las cuentas por cobrar.

Altos niveles de cartera vencida, que requieren estrategias de recuperación más agresivas para evitar pérdidas financieras.

Cambios en la normatividad del sector salud, que pueden afectar los procesos de facturación y cobro, exigiendo constantes actualizaciones y adaptaciones en la gestión de la cartera.